Regulamin i polityka prywatności

Strefa Wybieram Toruń · wersja 1.0.0

1. Kto jest administratorem danych

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w aplikacji Strefa Wybieram Toruń jest Toruński Inkubator Przedsiębiorczości z siedzibą pod adresem ul. Władysława Łokietka 5, 87-100 Toruń, NIP 8792736263 (dalej „Inkubator").

W sprawach dotyczących danych osobowych można pisać na adres wybieram-torun@appworksdev.pl.

2. Czym jest aplikacja

Aplikacja jest narzędziem pracy uczestnika Inkubatora. Pozwala prowadzić dokumentację rozliczeniową, rezerwować sale i miejsca w przestrzeni wspólnej, korzystać z konsultacji, bazy wiedzy oraz kontaktować się z zespołem Inkubatora.

Konta zakłada Inkubator. Nie ma możliwości samodzielnej rejestracji, a korzystanie z aplikacji wymaga aktywnego uczestnictwa w programie.

3. Jakie dane przetwarzamy i po co

Zakres danych	Cel	Podstawa prawna
Imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, zdjęcie profilowe, rola w programie	Prowadzenie konta i identyfikacja użytkownika	art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy
Faktury, koszty, dane kontrahentów (nazwa, NIP, REGON, adres, dane kontaktowe), załączone dokumenty	Obsługa księgowa uczestnika programu	art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. c RODO — obowiązek prawny wynikający z przepisów podatkowych i o rachunkowości
Dane pracowników zgłoszonych przez uczestnika, rozliczenia kadrowe i dołączone do nich dokumenty	Obsługa kadrowo-płacowa	art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. c RODO
Rezerwacje sal i miejsc w przestrzeni wspólnej	Udostępnianie infrastruktury i rozliczanie limitu godzin	art. 6 ust. 1 lit. b RODO
Treść konsultacji, zgłoszeń problemów, pomysłów i komentarzy wraz z załącznikami	Udzielanie wsparcia merytorycznego i obsługa zgłoszeń	art. 6 ust. 1 lit. b RODO
Potwierdzenia zapoznania się z materiałami bazy wiedzy	Dokumentowanie udziału w szkoleniach	art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODO
Identyfikator urządzenia do powiadomień push	Wysyłanie powiadomień o zdarzeniach w programie	art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes
Dane diagnostyczne o błędach aplikacji (model urządzenia, wersja systemu, przebieg awarii)	Utrzymanie i naprawa aplikacji	art. 6 ust. 1 lit. f RODO

4. Komu przekazujemy dane

Dane mogą być powierzone wyłącznie podmiotom, które obsługują działanie aplikacji:

• dostawcy hostingu i infrastruktury serwerowej,
• dostawcy usług powiadomień push oraz raportowania błędów (Google Firebase),
• dostawcy poczty elektronicznej,
• podmiotom świadczącym obsługę księgową Inkubatora.

Dane nie są sprzedawane ani przekazywane w celach marketingowych. Nie podejmujemy wobec użytkowników decyzji w sposób wyłącznie zautomatyzowany i nie stosujemy profilowania.

5. Jak długo przechowujemy dane

• Dokumenty księgowe — przez okres wymagany przepisami podatkowymi, co do zasady 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
• Dane konta i treści wprowadzone w aplikacji — przez czas uczestnictwa w programie, a po jego zakończeniu przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń.
• Dane diagnostyczne — nie dłużej niż 90 dni.
• Identyfikator urządzenia do powiadomień — do wylogowania albo usunięcia aplikacji.

6. Prawa użytkownika

Przysługuje prawo do:

• dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii,
• sprostowania danych nieprawidłowych,
• usunięcia danych — w zakresie, w jakim nie stoi temu na przeszkodzie obowiązek przechowywania dokumentacji księgowej,
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych,
• sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie,
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Konto można usunąć samodzielnie w aplikacji: Profil → Usuń konto. Usunięcie konta nie kasuje dokumentów księgowych, które Inkubator ma obowiązek przechowywać.

7. Bezpieczeństwo

Połączenie z serwerem jest szyfrowane. Token sesji przechowywany jest w zabezpieczonym magazynie systemu operacyjnego urządzenia. Jednocześnie aktywna może być jedna sesja mobilna — zalogowanie się na innym urządzeniu kończy poprzednią.

8. Zasady korzystania z aplikacji

• Konto jest przypisane do konkretnej osoby i nie wolno go udostępniać.
• Dane wprowadzane do aplikacji, w szczególności dokumenty księgowe i dane pracowników, muszą być zgodne ze stanem faktycznym.
• Wprowadzając dane osób trzecich (pracowników, kontrahentów), użytkownik odpowiada za posiadanie podstawy prawnej do ich przekazania.
• Rezerwacje sal i miejsc w przestrzeni wspólnej są wiążące i podlegają limitom przyznanym w programie.
• Inkubator może zablokować dostęp do konta w razie naruszenia niniejszych zasad albo zakończenia uczestnictwa w programie.

9. Zmiany dokumentu

Dokument ma wersję podaną na początku strony. O istotnej zmianie informujemy w aplikacji i prosimy o ponowną akceptację przed dalszym korzystaniem.